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GESTÃO

Gerenciamento de clínicas: automatização cresce durante a pandemia

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A tecnologia mudou a forma dos clientes interagirem e a pandemia da covid-19 agilizou ainda mais esse processo, fazendo aumentar a procura por software de gestão também em clínicas de estética. Clientes que antes só telefonavam ou marcavam presencialmente, agora fazem seus agendamentos por meio de aplicativos conectados a redes sociais. Tudo isso em meio a transição da Lei Geral de Proteção de Dados, que em 2018 regulamentou a forma como as empresas deveriam armazenar e proteger as informações pessoais em seus cadastros.

De acordo com o think tank International Data Corporation (IDC) Brasil, o mercado de softwares cresceu 30% durante a pandemia. O impacto positivo foi sentido pelas empresas que atendem o mercado da beleza e ajudou na recuperação do setor em meio a crise sanitária de 2020.

Softwares de Gestão e Clínicas de Estética: crescimento na pandemia


Caio Carinhena, co-founder da Clinicorp, especializada no segmento de odontologia e estética, conta que nos primeiros meses da pandemia muitos apostaram em um cenário de retração, com cancelamentos e baixa no crescimento, mas a demanda digital produziu um efeito contrário no setor de software para esteticistas. “Trabalhamos muito forte junto aos nossos clientes para que pudessem manter seu faturamento e continuidade de crescimento”, diz o co-founder.

Caio Carinhena, co-founder da Clinicorp: crescimento na pandemia

Nos meses subsequentes ao mês de março, a Clinicorp registrou um crescimento acelerado, cerca de 20% a cada mês. “Ao final do ano de 2020 duplicamos nossa base de clientes, aumentamos significativamente nosso faturamento, cumprimos todo o planejamento traçado para aquele ano”, comemora Carinhena. A expectativa da empresa é de um cenário de plena recuperação econômica para as clínicas.

Para Carinhena, um bom software pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa hoje. “O fato é que clínicas digitais, prospectam mais, vendem mais e faturam mais”, afirma o co-founder.

Na BelleSoftware, que atende o segmento de SPAs, a crise também passou longe. “Mesmo com a pandemia continuamos crescendo. Nos 3 primeiros meses, de março a maio de 2020, os impactos foram maiores, mas gradativamente retomamos o volume de vendas, com crescimento no segundo semestre”, afirma Rafael Francisco Thibes, CEO da BelleSoftware.

A empresa chegou a adquirir uma concorrente no período mais crítico. “Essa oportunidade colaborou para o crescimento da nossa carteira de clientes. Em 2021 seguimos com cenário de crescimento, com boas perspectivas de negócios”, conta Thibes.

Thibes aponta que os profissionais de saúde, de forma geral, têm pouco acesso e pouco interesse sobre assuntos de tecnologia e administração, mas que isso pode impactar na hora de fazer negócios. “É natural, pois escolheram trabalhar com beleza e saúde. Mas também é notório a diferença das clínicas que se preocupam com gestão, ganhando, rapidamente destaque no mercado, visibilidade e faturamento”, diz o CEO.

Rafael Francisco Thibes, CEO da BelleSoftware: empresa adquiriu concorrente e tem projeção de crescimento

Ele cita como exemplo o sistema de franquias. “É fácil entendermos esse fenômeno quando vemos uma nova franqueada, em um ponto novo, já começando com faturamento alto. Muitas vezes o proprietário não tem formação de saúde, mas teve as orientações corretas sobre gestão para fazer dar certo. Então imagina o poder que tem um bom profissional com bons conhecimentos sobre gestão!”, destaca Thibes.

Inteligência Artificial não é mais ficção ou luxo, é necessidade


Quem ainda vê a automação como algo de um futuro distante ou apenas para grandes empresas está a perder chances de crescer com a ajuda da tecnologia. Os novos softwares de gestão são mais uma ferramenta digital para agilizar as tarefas do dia-a-dia. Assim como as redes sociais, eles têm interfaces cada vez mais amigáveis e, se bem utilizados, podem poupar o tempo do profissional e da equipe para que estes foquem no que são de fato especializados: os tratamentos estéticos.

“Administrar uma empresa não é uma tarefa fácil. É preciso que o gestor esteja sempre atento e tenha conhecimento de tudo que ocorre a sua volta, como clientes, reclamações, vendas, pagamentos, comissões, divulgações, controle financeiro e estoque”, explica Rafael Francisco Thibes, CEO da BelleSoftware.

A ideia é que o software instalado atenda as necessidades de cada empresa, gerando produtividade, redução de custos, maior satisfação dos clientes, otimização da agenda, organização financeira e de dados e, claro, aumento da lucratividade. “Um sistema automatizado faz com que o gestor consiga mais agilidade nos processos e melhore os seus resultados sem precisar aumentar a equipe”, diz Thibes.

Já Caio Carinhena, co-founder da Clinicorp, ressalta que a integração de diversos serviços e atividades da clínica pela automação facilitam o acesso aos dados e auxiliam o gestor para as tomadas de decisões. Além disso, é possível tornar-se 100% digital, focando no nicho de sustentabilidade.

“Pelo sistema da Clinicorp não há necessidade de uso de papel. Pela a plataforma é possível reunir essas informações com segurança e principalmente com a validade jurídica. A anamnese, prontuários e contratos podem ser assinados eletronicamente pelo paciente”, explica Carinhena.

Como preparar minha clínica para um software?


Ao implantar um software o esteticista deve estar aberto à mudança. É preciso querer automatizar e envolver-se com o processo até que a equipe esteja treinada e apta a utilizar os recursos na sua rotina. “Haverá uma significativa mudança no jeito de trabalhar”, diz Thibes, da BelleSoftware

App da sorte – softwares garantem boa gestão da empresa e são o segredo de clínicas com bom faturamento na pandemia

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Para o CEO, o mais importante é ter comprometimento em realizar os treinamentos remotos, especialmente no primeiro mês. “Isso é necessário para entender como utilizar o software. O gestor deve estar dedicado para realizar todas as parametrizações, que são imprescindíveis para o bom funcionamento dos processos”, explica.

Carinhena, da Clinicorp, conta que a migração das informações deve acontecer logo nos primeiros dias de uso e que faz sentido separar um período apenas para essa atividade.

Lei Geral de Proteção de Dados no Brasil


Informações pessoais como nome, e-mail e telefone valem muito em tempo de marketing digital. Em função disso, tem crescido também no mundo o apelo dos cidadãos para que os governos limitem o uso pelas empresas dos dados fornecidos por meio de redes sociais e aplicativos. Em cada região há uma política própria, por isso é preciso estar atento às regras locais na hora de fazer anúncios ou captar dados on-line.

No Brasil, essa regulamentação é feita pela Lei 13.709, de 2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). A legislação em questão versa sobre o tratamento de dados e altera inclusive os artigos 7º e 16º do Marco Civil da Internet.

Isso significa que a inclusão, manutenção, uso e até a forma e prazos de exclusão dos dados pela empresa devem ficar muito claros para o cliente no momento em que ele fornece seus dados a uma empresa. O aceite do termo de tratamento de dados pela clínica é uma das funções oferecidas pelos softwares de gestão, que também precisam garantir a segurança desses dados, pois pela legislação são co-responsáveis por esse tratamento.

O CEO da BelleSoftware afirma que o armazenamento da empresa é feito pela Amazon, maior data center mundial para arquivos em nuvem. “Temos também diversas políticas de segurança para restringir o acesso e atender a LGPD. O Cliente pode assinar as fichas, termos e contratos de forma eletrônica, sendo armazenado no software ou através do módulo de biometria”, conta Thibes.

Dessa forma, o software permite a clínica seguir as políticas de tratamento de dados enquanto otimiza a organização dos documentos da empresa, facilitando a localização de um contrato assinado, de uma nota fiscal ou de uma ficha de algum cliente, por exemplo. Outro destaque é que o cliente final da clínica tem acesso transparente aos dados pessoais que a mesma possui através do Aplicativo de Clientes, podendo solicitar atualização ou até a anonimização destes dados.

Um processo semelhante é utilizado pela Clinicorp, que também organiza as informações com assinatura eletrônica e digital. “Estamos revolucionando as clínicas de maneira digital, onde a necessidade do uso do papel será zero”, diz Carinhena, co-founder da Clinicorp.

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